Portabilidade: 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado:  Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;

Acesso Remoto: em razão da portabilidade já mencionada, pode ser acessado remotamente por  diversos tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de  vários sistemas operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que  os usuários trabalhem a distância;

Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes  administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;

Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e  sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;

Tramitação em múltiplas unidades: incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias unidades  podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente  administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;

Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do  processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de  documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros;

Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade

Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um processo já  existente. Isso viabiliza os relatórios de Estatísticas da Unidade e Desempenho de Processos no SEI, o que inclui o tempo médio de cada Tipo de Processo no Órgão e o tempo médio de tramitação do Tipo de  Processo em cada Unidade.

Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos  resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:

• Padronizar procedimentos: por ser uma solução bastante flexível, o SEI proporciona formas  variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes  realidades. Por isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em  diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema, quanto  pela padronização de processos de trabalho em cada unidade. A instituição de normas e  procedimentos proporciona segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos;

• Acesso como regra e o sigilo como exceção: a transparência é um instrumento de controle social  que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI adota a filosofia da  transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e  documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de  informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como  forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema;

• Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações: O SEI proporciona instrumentos para  medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo  ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos  de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para  a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de  funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de  boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades  pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual;

• Dar preferência ao editor do SEI: Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema  (Documento Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais. Os tipos de documentos  também podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outra  vantagem do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados  (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI).

Decreto Nº 11.946, de 12 de Março de 2024

Institui o Programa Nacional de Processo Eletrônico - ProPEN

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2023-2026/2024/decreto/d11946.htm